wynagrodzenie członków zarządu spółki z o.o.

jackot
Posty: 282
Rejestracja: 15 paź 2013, o 09:39

wynagrodzenie członków zarządu spółki z o.o.

Postautor: jackot » 2 mar 2014, o 21:20

OPINIA PRAWNA W PRZEDMIOCIE PODATKOWEGO ROZLICZENIA WYNAGRODZENIA UDZIAŁOWCA BĘDĄCEGO JEDNOCZEŚNIE PREZESEM ZARZĄDU SPÓŁKI Z O. O.

Przedmiot opiniowania

Przedmiotem niniejszej opinii jest podatkowe rozliczenie wynagrodzenia za prowadzenie spraw spółki członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który jednocześnie jest udziałowcem spółki
Stan faktyczny

Jeden z dwóch udziałowców spółki z o.o. pełni funkcję Prezesa Jej Zarządu na podstawie powołania. Z tego tytułu, za prowadzenie spraw Spółki, otrzyma wynagrodzenie określone kwotowo. Wynagrodzenie to będzie stanowić dla Prezesa przychody z działalności wykonywanej osobiście. Spółka z tego tytułu pobierze każdego miesiąca zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18% z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodów w kwocie 111,25 zł bez odliczenia ulgi podatkowej. Spółka nie posiada organu Rady Nadzorczej. Udziałowiec pełniący funkcję prezesa zarządu posiada 40% udziałów.

Przedstawione zagadnienie

W opisanym przedmiocie zainteresowany postawił następujące pytania:
1. Czy wynagrodzenie to stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu (podatkowy)?
2. Czy przepisy pozwalają na rozliczenie i zaliczenie do kosztów podatkowych spółki delegacje, czy też delegacje mieszczą się/są związane z powierzoną funkcją zarządzania i kierowania spółką.
3. Jaka dokumentacja określa zakres czynności, które wchodzą w skład pełnionej funkcji.
4. Czy do comiesięcznych wypłat wynagrodzenia z tytułu pełnionej funcji sporządza się dodatkowe dokumenty/zestawienia bądź oświadczenia.


Analiza prawna zagadnienia

I. Wynagrodzenie członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – dalej: ustawa, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Z gramatycznej wykładni tego przepisu wynika, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Podatnik ma zatem prawo do odliczenia od przychodów wszelkich faktycznie poniesionych wydatków, o ile wykaże, że ich poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub też zabezpieczało źródło przychodów. Ważne jest także, aby poniesiony wydatek nie znajdował się w katalogu wydatków zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy, który to przepis enumeratywnie wymienia przypadki kosztów, których podatnik nie może zaliczyć do kosztu uzyskania przychodów.
Jak stanowi art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.
Stosownie natomiast do art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r. Nr 94, poz. 1037, ze zm.), zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.
Członek Zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej – art. 201 § 1 Kodeksu.
Wyboru formy prawnej, w jakiej członek zarządu wykonuje swoje czynności przepisy Kodeksu spółek handlowych pozostawiły spółce. Powołaniu na członka może towarzyszyć nawiązanie zobowiązaniowego stosunku prawnego (np. stosunku pracy, umowy o zarządzanie czy umowy o świadczenie usług).
Należy mieć na uwadze, iż umowa o pracę jest umową o charakterze dwustronnym, tzn. z jednej strony mamy do czynienia ze świadczeniem pracy przez pracownika, natomiast z drugiej strony z wynagrodzeniem otrzymywanym od pracodawcy. W przypadku więc prawnej skuteczności umowy o pracę zawartej pomiędzy Spółką a pracownikiem (członkiem zarządu), który następnie stał się jej jedynym udziałowcem, wydatki poniesione w związku z tą umową o pracę stanowią koszty uzyskania przychodów, o ile spełnione są warunki zawarte w art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy.
Zgodnie z tym drugim przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.
Jednakże, w niektórych indywidualnych przypadkach występują sytuacje uzasadniające nieuznawanie tego rodzaju wydatków za koszty uzyskania przychodów lub nieuznawanie ich w pełnej wysokości. Wynagrodzenia takie mogą bowiem w szczególności:
• być ustalone w wysokości uzasadniającej zastosowanie art. 11 ustawy,
• być uchwalone z naruszeniem art. 235 Kodeksu handlowego powodującym, że uchwała przyznająca wynagrodzenie takim udziałowcom (akcjonariuszom) dotknięta jest wadą powodującą jej nieważność w tym zakresie,
• stanowić formę ukrytej wypłaty dywidendy (np. w przypadkach, kiedy wysokość takich wynagrodzeń "dopasowywana" jest do wysokości dochodów spółki).
W kontekście powyższego, w tak przedstawionym stanie faktycznym, wynagrodzenie członka zarządu, przy spełnieniu powyższych przesłanek, może stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki.
Jednocześnie nadmienia się, iż organ upoważniony udzielając niniejszej interpretacji nie dokonał oceny prawnej skuteczności umowy o pracę łączącej członka zarządu ze Spółką, gdyż nie jest do tego uprawniony.
Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w indywidualnej interpretacji podatkowej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23 października 2009 roku ITPB3/423-422/09/AM
II. Koszty podróży służbowych członka zarządu spółki jako koszt uzyskania przychodu
Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

 konieczność faktycznego – co do zasady – poniesienia wydatku,
 poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia.

Drugi z tych elementów stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą, ponoszony wydatek nie został ujęty w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.
Do katalogu tego należą m.in. wydatki, które nie są zaliczane do kosztów podatkowych po przekroczeniu ustawowo określonych limitów, gdy nie spełnią określonych warunków, bądź ze względu na swój charakter bezwzględnie nie stanowią kosztów podatkowych
Art. 16 ust. 1 ustawy zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, iż każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Na podstawie tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów między innymi:

 wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) (art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy),
 wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy).

Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie - zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
W konsekwencji nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Skoro bowiem ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem osiągnięcia przychodów, to ten cel musi być widoczny. Ponoszone koszty winny ten cel realizować lub co najmniej zakładać go jako realny. Prawo zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów dany podmiot ma w przypadku, gdy wydatki te pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiąganymi przychodami.
Natomiast kwestie ewentualnych uprawnień do zwrotu kosztów podróży, podobnie jak i do zwrotu „diet” i noclegów prezesa zarządu Spółki, niebędącego jego pracownikiem, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów, uchwał i statutów osoby prawnej, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności.
W sytuacji, gdy postanowienia regulaminów, uchwał lub statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób, niebędących pracownikami przedsiębiorcy, pozostających w związku z reprezentacją i realizacją zadań osoby prawnej, zwrot wydatków stanowi – co do zasady - koszt uzyskania przychodu osoby prawnej.
Odnosząc się do treści wniosku podkreślić należy, że funkcja prezesa zarządu jest bezspornie związana z działalnością danego podmiotu gospodarczego, w tym spółki z o.o., i jeżeli nie wykracza on poza zakres swoich obowiązków należy uznać, iż – co do zasady – wydatki na jego wynagrodzenie oraz w związku z realizacją jego obowiązków są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów Spółki.
O ile więc postanowienia regulaminów, uchwał i statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami, pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej, to powinny one również określać zakres bądź warunki realizacji tych należności. Mogą one zatem postanawiać o wypłacie kosztów podróży służbowych na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, określonych w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu Pracy (tj. na podstawie zasygnalizowanego przez Spółkę we wniosku rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), a także rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) bądź ograniczyć zakres należności do zwrotu, np. udokumentowanych kosztów przejazdu i ewentualnie noclegu według faktycznie poniesionych kosztów.
Wypłaty czynione tytułem zwrotu kosztów podróży osoby wyznaczonej przez spółkę do prowadzenia jej spraw i jej reprezentowania, mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszt podatkowy spółki, jeżeli są uzasadnione i udokumentowane.
Należy zauważyć, że koszty poniesione przez spółkę tytułem zwrotu prezesowi zarządu wydatków związanych z podróżą nie zostały – bezpośrednio, wprost wymienione w postanowieniach art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Do przedstawionego w zapytaniu stanu faktycznego zastrzeżenia zawarte zarówno w art. 16 ust. 1 pkt 38 jak i w pkt 38a ustawy nie mają zastosowania. Omawiane wydatki nie mają charakteru jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowca spółki, a także nie dotyczą również członka organu stanowiącego spółki (zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką).
W tym zakresie bez znaczenia pozostaje także okoliczność, czy tytułem dla pełnienia przez prezesa swojej funkcji była umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, czy udzielona uchwałą.
Reasumując, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami prezesa zarządu (w tym dotyczące wyżywienia i zakwaterowania, noclegów, przejazdów środkami komunikacji miejskiej) mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust. 1 cyt. ustawy. Warunkiem niezbędnym jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, i że w rezultacie ich poniesienia Podmiot mógł oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. A zatem konieczne będzie udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one obiektywnie rzecz ujmując – racjonalne co do zasady i co do wielkości.
Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem Podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez Podatnika przychodów. W zakresie obowiązków Podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.
Powyższe stanowisko jest zbieżne z indywidualną interpretacją podatkową Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 18 listopada 2008 roku ITPB3/423-455/08/MK
Dokumentowanie zakresu czynności przez członka zarządu
Zarząd jest organem spółki, który zajmuje się bieżącym prowadzeniem jej spraw, które co do zasady stanowią tak zwane czynności zwykłego zarządu, lecz mogą poza ten zakres wykraczać i wówczas dla ich dokonania, niezbędne będzie uzyskanie zgody wyrażonej przez wspólników w drodze uchwały zgromadzenia o ile ustawa bądź umowa spółki tego wymaga. Nie jest wymagana żadna dodatkowa dokumentacji, albowiem zakres działania wyraźnie określa ustawa lub umowa spółki. Jednakże każdocześnie ocena, czy mamy do czynienia z prowadzeniem spraw spółki będzie zależała od okoliczności konkretnego przypadku.
Wskazać jednocześnie należy, decyzje członków zarządu mogą przybierać postać uchwał lub zarządzeń
Dokumentowanie wypłat
Wypłata wynagrodzenia członka zarządu może zostać pokwitowana w formie pisemnej, lecz niekiedy wystarczającym jest po prostu dowód przelewu.



Z wyrazami szacunku

r. pr. Jacek Kotowicz

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Obecnie na forum nie ma żadnego zarejestrowanego użytkownika i 2 gości